Podstawa prawna – nie tylko RODO
Monitoring wizyjny regulują dwa równoległe akty prawne. RODO ustanawia ogólne zasady przetwarzania danych osobowych (obraz zarejestrowany kamerą, jeśli pozwala na identyfikację osoby, jest daną osobową). Natomiast Kodeks pracy (art. 22 2) oraz ustawa Prawo oświatowe (art. 108a) precyzują szczegółowe warunki jego stosowania. Podstawą prawną przetwarzania danych z kamer jest zazwyczaj prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - np. zapewnienie bezpieczeństwa mienia i osób.Monitoring w miejscu pracy
Pracodawca może wprowadzić monitoring wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania tajemnicy informacji. Monitoring nie może obejmować toalet, szatni, stołówek ani palarni. Pracodawca musi poinformować pracowników o monitoringu przed jego uruchomieniem (nie później niż 2 tygodnie przed włączeniem kamer) i oznaczyć monitorowane obszary w sposób widoczny. Nagrania należy przechowywać maksymalnie 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Monitoring należy uwzględnić w Rejestrze Czynności Przetwarzania oraz regulaminie pracy.Monitoring w szkole i placówce oświatowej
Szkoła może stosować monitoring wyłącznie na podstawie art. 108a Prawa oświatowego, gdy jest to niezbędne dla bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia. Decyzję podejmuje dyrektor po uzyskaniu opinii rady pedagogicznej i rady rodziców. Bezwzględnie zakazane jest instalowanie kamer w toaletach, szatniach, gabinetach lekarskich oraz pomieszczeniach, w których odbywają się zajęcia religii lub etyki. Monitoring sali lekcyjnej jest dopuszczalny tylko wyjątkowo. Uczniowie, rodzice i pracownicy muszą być poinformowani o monitoringu przed jego uruchomieniem, a monitorowane obszary widocznie oznakowane.Wspólne wymogi podsumowanie
Niezależnie od kontekstu administrator stosujący monitoring musi prowadzić Rejestr Czynności Przetwarzania, zapewnić odpowiednie zabezpieczenie nagrań oraz udostępnić osobom rejestrowanym klauzulę informacyjną (np. przy wejściu). Monitoring nie może służyć innym celom niż te, dla których został wdrożony. Instalacja kamer bez spełnienia wymogów informacyjnych lub z naruszeniem zakazanych lokalizacji naraża administratora na karę którą może nałożyć UODO oraz odpowiedzialność cywilną. Przed wdrożeniem systemu monitoringu warto przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), szczególnie w środowiskach, gdzie kamery rejestrują wizerunek dzieci.