Najczęstsze błędy prawne w działalności fundacji i stowarzyszeń

    Organizacje pozarządowe podlegają tym samym rygorom prawnym co podmioty komercyjne. W praktyce fundacje i stowarzyszenia popełniają jednak szereg powtarzalnych błędów prawnych mogących prowadzić do sankcji administracyjnych, utraty przywilejów podatkowych, a nawet odpowiedzialności karnej członków zarządu.

    Niezgodność działalności ze statutem

Fundamentalnym błędem jest prowadzenie działalności wykraczającej poza cele statutowe. Statut wyznacza nie tylko obszar działania, ale stanowi podstawę do korzystania z przywilejów podatkowych i ubiegania się o dotacje. Organizacje podejmują działania zgodne z ich misją, nie zdając sobie sprawy, że formalnie wykraczają poza zakres statutowy. Rozwiązaniem jest regularna weryfikacja zgodności działalności ze statutem oraz jego aktualizacja zgodnie z rozwijającymi się kierunkami aktywności.

    Nieprawidłowości w działalności gospodarczej

Fundacje i stowarzyszenia mogą prowadzić działalność gospodarczą, jednak przychody z niej powinny służyć celom statutowym. Częstym błędem jest przekroczenie granicy między działalnością statutową a gospodarczą. Sprzedaż towarów czy usług, nawet służąca finansowaniu celów statutowych, stanowi działalność gospodarczą wymagającą odpowiedniej rejestracji i rozliczeń. Problem stanowi też nieodpowiednie dokumentowanie przeznaczania przychodów na cele statutowe.

    Błędy w zarządzaniu organizacją

Nieprawidłowości w zwoływaniu i dokumentowaniu posiedzeń organów należą do najczęstszych uchybień. Zarządy odbywają nieformalne spotkania, podejmując decyzje bez zachowania wymogów statutowych dotyczących kworum, głosowania czy protokołowania. Problematyczne jest podejmowanie uchwał „obiegiem” gdy statut tego nie przewiduje lub podejmowanie decyzji przez osoby nieuprawnione. Członkowie zarządu często nie ujawniają konfliktów interesów, szczególnie przy zawieraniu umów z podmiotami powiązanymi.

    Nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami

Organizacje traktują finanse zbyt swobodnie, nie rozróżniając majątku organizacji od środków osobistych zarządzających. Typowym błędem jest pokrywanie wydatków organizacji prywatnymi środkami bez odpowiedniej dokumentacji. Poważnym uchybieniem jest niewłaściwe gospodarowanie dotacjami - przesunięcia między pozycjami budżetu bez zgody dotującego mogą skutkować zwrotem całości dotacji z odsetkami.

    Zaniedbania w ochronie danych osobowych

Od wejścia w życie RODO organizacje muszą przestrzegać rygorystycznych przepisów o ochronie danych. Najczęstsze błędy to: brak rejestru czynności przetwarzania, nieprzekazywanie klauzul informacyjnych, przechowywanie danych bez określenia celu i okresu, udostępnianie list członków bez podstawy prawnej. Szczególną ostrożność należy zachować przy publikowaniu zdjęć z wydarzeń, zwłaszcza z udziałem dzieci.

    Problemy z wolontariuszami i pracownikami

Organizacje błędnie kwalifikują stosunki prawne z osobami wykonującymi pracę. Typowym błędem jest traktowanie jako wolontariatu sytuacji stanowiących stosunek pracy lub zlecenie. Wolontariat wymaga pisemnego porozumienia i może obejmować wyłącznie zwrot kosztów. Jakiekolwiek wynagrodzenie przekształca relację w stosunek odpłatny wymagający właściwej kwalifikacji i rozliczeń.

    Zaniedbania w sprawozdawczości

Fundacje i stowarzyszenia podlegają licznym obowiązkom sprawozdawczym wobec sądów, urzędów skarbowych, GUS i organów dotujących. Niedochowanie terminów może skutkować karami, a nawet wykreśleniem z rejestru. Szczególną uwagę należy zwrócić na terminowe składanie sprawozdań finansowych do KRS, sprawozdań merytorycznych (OPP), rozliczeń dotacji oraz deklaracji podatkowych.

    Podsumowanie

Uniknięcie opisanych błędów wymaga świadomości prawnej osób zarządzających oraz dostępu do profesjonalnej obsługi prawnej i księgowej. Członkowie zarządu ponoszą osobistą odpowiedzialność za szkody wyrządzone organizacji działaniem sprzecznym z prawem lub statutem. Inwestycja w prawidłowe funkcjonowanie pod względem prawnym to konieczność zapewniająca stabilność i wiarygodność organizacji.